一個標準的大型會務會議流程，會議服務標準常見10個問題解疑
要做好每一個項目，都必須先有整體的策劃方案和執(zhí)行方案，策劃方案主要把控整體大的框架流程，執(zhí)行方案細分每一項環(huán)節(jié)，將各環(huán)節(jié)一一打通，那么項目至少較為順利的完成。營銷策劃領域很寬，活動的形式不一樣，活動執(zhí)行項也是存在差異的。
總有人懷疑會議服務是否應該或值得有標準，總有人懷疑會議服務會扼殺服務需求的多樣性并降低客戶滿意度，總有人懷疑會議服務達標準標可能最終只是一些較強的公司受益而把那些“小”公司邊緣化了，總有員工反對標準化，認為服務標準化加重了工作量，增加了工作時間和流程。
1、明確活動背景、目的。
2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準備材料種類、數(shù)量。
3、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署。
4、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用。
5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經(jīng)會議小組領導確認后開始印刷。
6、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員。
7、確認發(fā)言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事。
8、根據(jù)時間進行預演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象。
9、活動前期宣傳。
10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等。
11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證。
12、參會人員房間安排、餐飲安排。
13、提前安排人員到達會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜。
14、檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等。
15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水。
16、確定進場時間、搭建內(nèi)容。
17、提前一天與主持人溝通，進行現(xiàn)場彩排與準備。
18、組織布置會議室，并確定室內(nèi)各項設備到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備。
19、全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統(tǒng)一著裝。
20、確定參會人員到會議所在地具體時間，做好分組。
21、專人舉牌迎接來賓，引領至接待區(qū)集中，同時段來賓集合完畢，引領上車。至酒店，引導到接待臺簽到。
22、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位后發(fā)放房卡、資料袋，包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示（注意事項提醒、用餐及活動提醒）。
23、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達酒店，引至貴賓區(qū)休息，代辦手續(xù)，送至房間。開會時由高級別的領導親自陪同，指引坐在前排。
24、選好合影位置。
25、回程票務協(xié)調(diào)。
26、送賓流程：在酒店大堂定時定班， 專人領隊，專人跟車。
27、會議結(jié)束后，回收自帶物品、整理會議紀要，發(fā)布會議成果，總結(jié)會議組織經(jīng)驗教訓。
以上流程是一個標準的大型會務會議流程，實際運用中，可根據(jù)會務會議的大小進行調(diào)整。結(jié)語，不管做哪種類型的活動，都必須要有一個詳細活動方案與流程，根據(jù)方案進行執(zhí)行細分，細分越清晰，活動執(zhí)行更成功。
如果您對上述問題也還有疑問，那么，我相信您對會議服務標準化工作還存在一定的理解偏差，不過我理解您的這些懷疑，因為曾幾何時我也有過或多或少這樣或那樣的疑問。
總有人，甚至是標準化的資深專家，認為標準化是對個性化、定制化、差異化的扼殺，認為標準化扼殺了創(chuàng)意和創(chuàng)新(認為大家都按照相似雷同的方法做事情)。如果您也存在這樣的理解，那么我不得不遺憾的說您對標準化的誤解還很深（盡管我也只是剛?cè)腴T不久）。
在人類歷史上，標準化扮演者重要的作用，無論是語言的產(chǎn)生，還是生產(chǎn)生活經(jīng)驗的總結(jié)無不是知識和規(guī)律的總結(jié)，這些認識都是人類存續(xù)的根本。“倉頡造字，天雨粟，鬼夜哭”，對于這句話，絕大多數(shù)人的理解是倉頡造字太TM神奇了，屬于驚天動地的壯舉。但是我不這樣認為，我覺得文字的發(fā)明是一種語言的標準化，有了這個標準人類的經(jīng)驗教訓可以得到記載傳播，對于人類的物質(zhì)文明和精神文明的提高是一種極大的提升，掌握標準可以預測未來，降低風險，豐富并傳承人類的物質(zhì)文明財富，好比天上落下小米造福人類，鬼當然要哭了（因為人類更智慧了）。我曾經(jīng)在1.2萬字的《楚有才論制度》中說過標準和制度應該有仁愛之心，最終的目的是厚愛人保護人。
標準化是制度、是通用語言、是協(xié)議、是方法，對標準化的任何評價都不為過。本文不是分析標準化的進化史，先不去談那些空洞的大道理。好了，通過10個問題，進入今天的正題。
1，什么是會議服務標準化?
所謂的會議服務標準化說白了就是把會議服務的流程、服務內(nèi)容、服務保障、服務提供方式方法用標注化的語言說清楚，道明白。什么是會議？什么是會議服務？會議服務包含哪些內(nèi)容，怎樣去提供這些服務？為了提供這些服務應該滿足那些人員和設施設備的要求？……會議服務的標準化就是研究這些東西。
2，會議服務標準和會展服務標準是不是一回事兒？
很顯然，我們國內(nèi)對會展，展會，展覽，會帶展，展帶會的概念還是模糊不清的，往往相互交織難分彼此。但是不得不說會議是“大會展”、“大活動”產(chǎn)業(yè)的一個細分領域。因此會展不應該是展覽，更不應該是會議，因此目前把會展當作展覽+會議或者簡單的把會展當作展覽是不正確的，因此當這些概念都還沒有厘清楚，怎么能夠說會展標準就可以統(tǒng)領整個行業(yè)呢？或者有的人說展覽可以有標準，因為相對而言很容易界定和規(guī)范，而會議則不能，因為會議的分類就很紛繁蕪雜，會議的服務對象也很紛繁蕪雜，這樣的想法也未免太過于悲觀或者低估了人類的智慧。因此，我的看法是，展覽，會議，節(jié)慶，體育賽事，游戲……都可以分門別類進行規(guī)范和界定，而不能用一個展覽代替會展，也不能用會展代替各類活動。
在我們對大會展的概念都還沒有完全厘清楚的今天，何必把一個代替另一個呢？何必厚此薄彼呢？不能因為您對會議不了解，就否認了他可以標準化。
3，會議服務是不是可以有標準？
只要是一種常規(guī)性活動，不管他是政務（公共服務），還是商務服務都可以進行規(guī)范，甚至是家政服務也可以標準化，例如英國的傳統(tǒng)家政服務標準已經(jīng)是高度發(fā)達了。更有甚者，地下交易活動依然可以規(guī)范，黑社會也有它的一套標準和法則，只要是存在交流和交易，標準貫穿這些活動的始終，只不過您沒有察覺到罷了。
會議服務很顯然是一種商業(yè)服務，當然可以規(guī)范，進行標準化界定。如果不能界定，那么這個產(chǎn)業(yè)就無法誕生，因為交易成本太大了，大得以至于無法細分。會議經(jīng)營作為一種經(jīng)營服務類別，of course 可以進行界定，無法界定，這個服務價值的交換就無法完成，也可以說只要是可以交易的商品和服務都可以標準化，甚至是日常生活也可以標準化。
4，標準化是不是對多樣化和創(chuàng)意的扼殺？
很顯然，這是對標準化的誤解。就好比物種的分類是按照“界，門，綱，目，屬，科，種”這樣的模式進行分類一樣，再奇葩，再復雜的一種活動，只要是存在的，都有可以用標準化的語言進行描述，只不過描述的語言越來越詳細而已。好了，有人會反過來問，地上鋪了鵝卵石的小路和柏油馬路相比，鵝卵石馬路多么有創(chuàng)意？每一刻鵝卵石大小不一樣，組合起來是如此美麗，你怎樣用標準化的語言進行描述兩種不同的馬路呢？對于這個問題，任何一個建筑師都可以進行回答，可以進行規(guī)范，否則建筑師這個工種就沒有了，就沒有會做鵝卵石路的工人。你不會描述不代表不能用標準化的語言進行規(guī)范。其實，你仔細觀察那些碎石子鋪的鵝卵石馬路其實還是相當有規(guī)律可言的，只要您仔細觀察五分鐘，就可以進行歸納描述。
5，會議活動復雜到難以用標準化的語言來描述嗎？
有人會說，會議的性質(zhì)不一樣，會議的類型不一樣，會議的客戶不一樣，會議的大小不一樣，會議的注冊流程和程序不一樣，會議的服務要求不一樣，國內(nèi)會議和國外會議也不一樣，如此多的會議都不一樣，你怎么進行服務規(guī)范？那么首先我要說，世界是多樣性的，事物的多樣性和是否能夠用語言去歸納去掌握規(guī)律是不同概念，其次，標準化也不是為了扼殺事物的多樣性。正如，世界上存在上千種面條，本質(zhì)上他們都是一種面食，都具有一定的共性，只不過不同種的面條，你可以更具體的去描述去界定而已。
正如您絕對找不到同樣一根薯條，找不到一模一樣的一個漢堡包，但是毫無疑問，這難道不是麥當勞是高度標準化的產(chǎn)品嗎？標準化不是為了把每個東西造得一模一樣，而是遵循共同的方式方法配方生產(chǎn)同樣的東西而已，盡管生產(chǎn)出來的產(chǎn)品可能會存在偏差，如果您一定要生產(chǎn)一模一樣的東西，那您就提高工藝和水平吧。標準化的產(chǎn)生也不是說所有的人都必須要吃麥當勞，你有更多的選擇，你也可以選擇川菜、火鍋，當然川菜和火鍋也可以標準化描述和制作的，否則廚師、菜系這個職業(yè)和分類就消失了。
6，會議服務的共性是什么？
盡管會議存在千差萬別，那么不能否認會議服務存在共性，比如，僅僅以會議服務的內(nèi)容（服務提供）而言，是不是要對會議進行宣傳啊？對會議提供注冊接待??？演講人或演講嘉賓的邀請和接待??？與會代表的現(xiàn)場引導和接待?。繒h現(xiàn)場的流程控制，安全保障?。?/span>……只要您細細想一想，您會覺得通常至少有10樣是共性的東西。具體是哪十樣東西，上海的地方標準——會議經(jīng)營與服務規(guī)范第1部分的第五節(jié)有明確的描述，不再一一贅述。退一萬步來說，如果一種服務模式無法用語言來描述，那么這種服務根本就不是一種服務，這種服務門類也不應該存在，也不可能存在。
7，會議服務標準化究竟有哪些好處呢？
服務領域的標準化和制造業(yè)其實是一樣的，那就是減少重復勞動，降低成本。很多人誤以為實施標準化會增加運營成本，降低效率，我想可能許多人把購買ERP或者OA系統(tǒng)當作了標準化（注意，買不買系統(tǒng)取決于交易成本和收益，沒有系統(tǒng)不代表沒有標準）。
標準可以減少風險，增強客戶信任，促進交流。在貿(mào)易領域，海運貨物貿(mào)易術(shù)語和服務可以說是世界貿(mào)易的先驅(qū)，如果沒有這些服務標準的界定和規(guī)范，交易簡直難以完成，整天都在扯皮打架。因此，今天有了服務標準，無論是對企業(yè)宣傳自己的服務還是對于客戶尋找服務方而言，都可以減少誤解，促進交流。你都不知道你究竟提供何種服務，以什么方式提供服務，試想您怎么和別人進行溝通和交流呢？總不會你要一個茶葉蛋，結(jié)果送來一只皮蛋吧？其他的好處，咱們不再一一贅述了，在會議領域，目前我們所說的“會議打包價”不就是兩頓茶歇、一個午餐包含場地費的人均單價嗎？一經(jīng)達成共識，交流就方便了啊。我們今天產(chǎn)生的服務標準不是太多而是太少，在一個轉(zhuǎn)型時期，在一個服務業(yè)占比不斷提升的時期，服務業(yè)的標準化的地位還是遠遠低于傳統(tǒng)制造領域。
建明和春雷二位老師介紹了會議活動的常用20個表單，也許你承接的會議千差萬別，但是總是有共性的。CIC組織的APEX就是一套標準檔案，感興趣的上網(wǎng)下載即可。場地考察表、會后報告、會議需求表……盡管去下載。
8，推行標準化是不是增加了企業(yè)的運營成本？
打個比方就好比你每天飯后花十分鐘打掃你的灶臺，總比你一個月以后才去打掃花的時間和精力成本要小。在初期，企業(yè)理順自己的經(jīng)營業(yè)務和制度，確實是一個繁瑣糾結(jié)的事情，但是一旦理順了，其實反而比較順暢，我們千萬不能拿ERP或OA系統(tǒng)的昂貴來說明標準化的昂貴，要注意ERP是標準年化，但是標準化不一定是ERP，您用Excel表單一樣可以做出很棒的標準化表單。做一個會議一般而言至少要20個表單，但是最常見的也就5-10個就可以了（預算單、時間進程表、會議方案……）。這些表單都是相同的，會議的性質(zhì)不同不要緊，只不過里面填空的地方填寫的內(nèi)容不一樣而已。今天看到一則新聞，說是Cvent以2,240萬美元收購了會議管理軟件公司SignUp4,預計2015年后者將為Cvent增加150萬美元的收入，這不是恰恰說明了會議服務的流程和管理是可以標準化、甚至是量化的嗎？這個軟件如此值錢（雖然還沒有石基值錢），恰恰就說明了標準化的重要性，如果沒有標準化，這個軟件一文不值。
有人會說，不對啊，我喜歡個性化定制，每一個客人都會獲得獨一無二的體驗和服務，每一個表單都是獨一無二的，格式都是不一樣的。我相信這代表了很多人的心聲，但是我想說，這同樣不能否認您工作中標準化的存在，因為標準化不完全是或不僅僅是軟件系統(tǒng)，線下或紙質(zhì)一樣可以踐行標準化。其二，如果您說您的業(yè)務無法用標準化來描述，說明您的管理和服務還很粗放化，還沒有總結(jié)差異化之中的一般共性而已。至于有的人說中外會議有別，因此無法標準化，但是要知道，標準本身也是分類、分級、分層的，有企業(yè)標準甚至企業(yè)內(nèi)部部門的標準，地方標準，行業(yè)標準，國家標準，國際標準……同一種服務不同的維度的精細化程度是不一樣，越是小到一個微觀的企業(yè)經(jīng)營活動，要求越高。
標準化和差異化矛盾嗎？一點也不，因為人和差異化之上還有其本質(zhì)的共性，全球有幾千萬中品類的手機，但是他終究還是一個手機嘛！這個手機術(shù)語和定義完全是可以標準化的嘛。
有人說，你不能拿有形商品來舉例啊，服務是無形的，服務內(nèi)容以及客戶滿意度很難用數(shù)據(jù)量化，更不好標準化。我僅僅說一下注冊吧，注冊的形式和內(nèi)容千差萬別，本質(zhì)上就是一個注冊服務，這是有共性的，有一般通用的規(guī)則和流程的，至于你的服務員是能夠說3種語言，能夠用5種簽到方法，對注冊服務的標準化描述并沒有限制你的創(chuàng)新和創(chuàng)意啊。
最后，差異化和標準化的檢驗其實在于市場，市場愿不愿意買單，有人為你的創(chuàng)意價值買單，你就可以做出無比有創(chuàng)意的服務，不要把做不出創(chuàng)意歸結(jié)為是標準的限制。
9，推行標準化是不是對小企業(yè)的扼殺？
不是的，服務領域的標準基本上都是推薦性的，不是強制性的，因此不存在不使用標準就不能做生意。標準不是限制小企業(yè)的，更不是做給弱者看的（前幾天邏輯思維的羅胖子引用了他朋友的一個觀點，說企業(yè)的規(guī)矩全是規(guī)范企業(yè)的弱者的，對于怪才是不能用規(guī)矩限制他的，對于這一點我持有保留意見）。在會議服務領域的公司絕大多數(shù)都是100人以內(nèi)的小微企業(yè)，因此無所謂大企業(yè)和小企業(yè)，以人數(shù)來劃分都是小企業(yè)，以營收規(guī)模來劃分，單單看會議部分的營收，我想除了CMA等極少數(shù)的機構(gòu)能夠做到10個億以上，如果把機票和住宿從會議營收中去除，那么營收更小。因此，這個市場已經(jīng)是高度競爭的，巨無霸并不一定占優(yōu)勢，小而美不見得就是弱勢。
標準化是一個客觀的對事物的描述，不要把達不到標準作為對標準的埋怨。
10，服務標準是不是限制了行業(yè)發(fā)展？
如果看了前就個問題，對此還有疑問，那么該檢討的是有才老弟本身的表達能力有限，沒有說清楚事物的本質(zhì)。注意，服務標準更多是對自己的要求，不是市場準入限制，會議服務標準是推薦標準，服務標準是會定期更新的完善的不是一成不變的，服務標準是對服務經(jīng)營活動的一般規(guī)律的總結(jié)，為整個行業(yè)的服務生產(chǎn)圖景變得可視化，可想像化。
如果，我們今天還在糾結(jié)會議服務業(yè)需不需要有標準，那么我不得不懷疑這個行業(yè)是否有存在的必要了。
以上就是100唯爾(100vr.com)小編為您介紹的關(guān)于會議的知識技巧了，學習以上的一個標準的大型會務會議流程，會議服務標準常見10個問題解疑知識，對于會議的幫助都是非常大的，這也是新手學習酒店專業(yè)所需要注意的地方。如果使用100唯爾還有什么問題可以點擊右側(cè)人工服務，我們會有專業(yè)的人士來為您解答。
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