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當前位置:首頁 > 文章資訊 > 酒店專業(yè) > 接待禮儀 | 辦公室接待來訪14個注意事項
接待禮儀 | 辦公室接待來訪14個注意事項
說起辦公室的工作,大家就會想到接電話、下通知、收發(fā)報紙等等瑣碎的事情。但是事情雖小,卻也有著很多規(guī)矩,就比如:來訪人員,該如何接待呢?一起來看下面這14個注意事項,保你學完之后不再犯錯!
1.立刻招待來訪的客人
大部分來訪的客人對單位來說都很重要,要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。
2.熱情主動問候客人
打招呼時,應(yīng)輕輕地點頭并面帶笑容。如果是老客戶,稱呼要顯得比較親切。
3.陌生的客人光臨時
務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家單位?
4.有客人未預(yù)約來訪時
不要直接回答領(lǐng)導(dǎo)在或不在,而要告訴對方:“我去看看他是否在?!?同時婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方?jīng)]有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與領(lǐng)導(dǎo)見面。
5.判斷來客的身份與種類
要事先了解領(lǐng)導(dǎo)是愿意隨時接待任何來客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來客分為幾個種類:(1)客戶;(2)工作上的伙伴,搭檔;(3)家屬,親戚;(4)私人朋友;(5)其他。在沒有預(yù)約的情況下,通??砂凑找陨享樞騺頉Q定何者為先。如果來客非常重要,就不要私自擋駕。
6.謝絕會晤時要說明理由,并表示歉意
不要在沒取得領(lǐng)導(dǎo)的同意以前就確認你另定的約見時間,最好告訴來客:“我能否給您回電話再確認時間?”
7.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,不要輕易引見來客
即使是事先有預(yù)約的來客光臨,也要先通報領(lǐng)導(dǎo)(用電話聯(lián)系或親自前去報告),等候指示。倘若沒有預(yù)約,即使是你認為領(lǐng)導(dǎo)肯定會接見的客人,也不可擅自引見。
8.如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時聯(lián)絡(luò)不上
應(yīng)該向重要來客說明原因,表示將主動聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見時間。如果對方表示同意,應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時間。
9.讓來客等候時要注意
熱情招呼客人,以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪,請其等候為合情合理。請對方在適當?shù)奈恢米拢哟移匠R獪蕚湫﹫罂s志,最好備有介紹本單位的的宣傳品,供來訪客人閱讀??腿司妥奈恢脩?yīng)與你的座位保持一段距離,這樣,在你離座時,對方不會看到你辦公桌上的文件。
10.帶路時走在客人前方,靠邊引導(dǎo)
帶路時要邊留意客人的步伐,走在客人前方2-3步遠的位置,邊引導(dǎo),可說:“請往這邊走?!弊叩焦諒澨帟r要暫停,以手指示方向,并向客人說:“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進先出:“請上電梯?!薄罢埾码娞荨!遍_門關(guān)門時留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側(cè)的門用左手開,在左側(cè)的用右手開,這樣姿勢會更優(yōu)美。若是向內(nèi)開的門,則應(yīng)你先進,并用手按住門說:“請進”,等客人進來后再松開門。
11.初次與領(lǐng)導(dǎo)見面的來客
一般應(yīng)該先把來客介紹給領(lǐng)導(dǎo),但有時如果來客的身份較高,則最好先向來客介紹領(lǐng)導(dǎo)。引見后除非領(lǐng)導(dǎo)要你留下,否則做介紹之后即要退出領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。
12.領(lǐng)導(dǎo)正在會客時
若有事聯(lián)絡(luò)或請示,須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上,進入辦公室后,先向客人道歉:“對不起,打擾了?!?/span>
13.客人離去時
即使你再忙,也別忘了最后的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。
14.制作來訪登記卡
在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應(yīng)事先將約見的有關(guān)資料準備好,制成寫有姓名、職位、單位、訪問日期、求見人等的卡片。
來源:共產(chǎn)黨員網(wǎng)
編輯:宣傳部
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